E-mail migreren: handleiding voor een soepele overstap

E-mail migreren naar een nieuwe provider hoeft geen stressvolle klus te zijn. Met de juiste voorbereiding behoud je al je berichten, contacten en instellingen. In deze handleiding doorlopen we het complete proces van begin tot eind, zodat je overstap soepel verloopt.

De belangrijkste uitdaging bij e-mailmigratie is het voorkomen van gemiste berichten tijdens de overstap. Door de juiste volgorde aan te houden - eerst de nieuwe mailbox opzetten, dan berichten overzetten, en pas daarna DNS wijzigen - minimaliseer je dit risico.

Of je nu overstap van je hostingprovider naar Microsoft 365, van Gmail naar een eigen domein, of gewoon naar een andere webhoster, de basisstappen zijn vergelijkbaar.

Voorbereiding: wat heb je nodig?

Toegang tot oude en nieuwe mailbox is essentieel. Zorg dat je de inloggegevens hebt van beide accounts. Bij IMAP-migratie heb je ook de serverinstellingen nodig.

DNS-toegang is nodig om de MX-records te wijzigen. Dit doe je bij je domeinregistrar of in je hosting dashboard.

Een migratietool of -methode kiezen:

• Handmatig via e-mailclient (kleine mailboxen)
• IMAP-synchronisatie (middelgrote mailboxen)
• Professionele migratietool (grote mailboxen)
• Provider-specifieke tools (Microsoft 365, Google Workspace)

Backup maken van je huidige e-mails is cruciaal. Download alles lokaal of exporteer naar een PST/MBOX bestand.

Stap 1: nieuwe mailbox instellen

Maak het nieuwe e-mailaccount aan bij je nieuwe provider. Gebruik dezelfde gebruikersnaam als voorheen (info@, contact@, etc.).

Configureer basisinstellingen zoals opslaglimiet, spamfilter en handtekening.

Test het account door een testmail te sturen en te ontvangen via de webmail-interface.

Noteer de serverinstellingen:

• IMAP/POP3 server en poort
• SMTP server en poort
• SSL/TLS vereisten

Stap 2: oude e-mails overzetten

Methode 1: via e-mailclient (kleine mailboxen)

1. Voeg beide accounts toe in Outlook, Thunderbird of Apple Mail
2. Sleep mappen van het oude naar het nieuwe account
3. Wacht tot alle berichten gesynchroniseerd zijn

Methode 2: IMAP-synchronisatie (middelgrote mailboxen)

Tools zoals imapsync of OfflineIMAP kopiëren automatisch alle mappen en berichten. Voorbeeld met imapsync:

imapsync --host1 oude.server.nl --user1 user@domein.nl --password1 'oudwachtwoord' \
         --host2 nieuwe.server.nl --user2 user@domein.nl --password2 'nieuwwachtwoord'

Methode 3: provider-tools (Microsoft 365, Google)

Microsoft 365 en Google Workspace bieden ingebouwde migratie-wizards die e-mail van diverse bronnen importeren.

Stap 3: DNS wijzigen (MX-records)

Wanneer wijzigen? Pas nadat de nieuwe mailbox klaar is en oude e-mails zijn overgezet.

MX-records aanpassen:

1. Log in bij je domeinregistrar of DNS-provider
2. Zoek de MX-records voor je domein
3. Wijzig naar de nieuwe mailserver (voorbeelden):
   • Microsoft 365: mail.protection.outlook.com
   • Google Workspace: aspmx.l.google.com (plus backups)
   • Eigen hosting: meestal mail.jouwdomein.nl
4. Verlaag TTL vooraf naar 300 seconden voor snellere propagatie

Propagatietijd: DNS-wijzigingen kunnen tot 48 uur duren, maar zijn meestal binnen een paar uur actief.

Stap 4: e-mailclient updaten

Update serverinstellingen in alle apparaten en programma's:

• Desktop e-mailclient (Outlook, Thunderbird)
• Mobiele apparaten (iPhone, Android)
• Tablet
• Eventuele gedeelde mailboxen

Verwijder het oude account pas wanneer je zeker bent dat alles werkt op de nieuwe server.

Veelvoorkomende problemen

E-mails komen niet aan na migratie

• Controleer of MX-records correct zijn ingesteld
• Wacht op volledige DNS-propagatie
• Check spamfilter van nieuwe provider

Mappen niet zichtbaar na overzetten

• Vernieuw de IMAP-mappenlijst
• Controleer of mappen geabonneerd zijn
• Sommige clients tonen alleen geabonneerde mappen

Oude e-mails ontbreken

• Controleer of alle mappen zijn gekopieerd
• Sommige clients synchroniseren standaard alleen recente berichten
• Check de originele mailbox of berichten er nog zijn

Verzendproblemen vanaf nieuwe server

• Verifieer SMTP-instellingen en authenticatie
• Controleer SPF, DKIM en DMARC records
• Sommige providers blokkeren nieuwe accounts tijdelijk

E-mail beveiligingsrecords updaten

SPF-record specificeren welke servers namens jouw domein mogen mailen:

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

DKIM toevoegt digitale handtekening aan uitgaande mail. Volg de instructies van je nieuwe provider.

DMARC combineert SPF en DKIM met beleid:

v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:dmarc@jouwdomein.nl

Migratie-checklist

Vóór migratie:

• [ ] Backup alle e-mails
• [ ] Noteer huidige serverinstellingen
• [ ] Nieuwe mailbox aangemaakt
• [ ] Migratietool gekozen

Tijdens migratie:

• [ ] E-mails overgezet
• [ ] MX-records gewijzigd
• [ ] SPF/DKIM/DMARC bijgewerkt
• [ ] E-mailclient geconfigureerd

Na migratie:

• [ ] Test verzenden en ontvangen
• [ ] Controleer alle mappen
• [ ] Update handtekening indien nodig
• [ ] Informeer contacten over mogelijke vertraging

E-mail beveiliging en deliverability

SPF-record moet altijd zijn ingesteld om te voorkomen dat anderen mail namens jouw domein kunnen versturen. Controleer of je huidige instellingen correct zijn.

DKIM-ondertekening voegt een cryptografische handtekening toe aan elke uitgaande e-mail, waarmee ontvangers kunnen verifiëren dat de mail niet is aangepast.

DMARC-beleid specificeert wat er moet gebeuren met mail die SPF en DKIM-controles faalt. Begin met p=none om te monitoren, verhoog naar p=quarantine of p=reject als alles werkt.

Regelmatig testen met tools zoals mail-tester.com en mxtoolbox.com identificeert problemen voordat ze je deliverability beïnvloeden.

Productiviteitstips

E-mail-etiquette handhaven: duidelijke onderwerpregels, beknopte berichten, gepast CC-gebruik.

Filters en labels organiseren je inbox automatisch. Besteed tijd aan het instellen en je bespaart dagelijks tijd.

Geplande verzending voor berichten buiten kantooruren toont professionaliteit en respecteert werk-privébalans.

Handtekening standaardiseren met naam, functie, telefoon en website voor consistente communicatie.

Spam voorkomen door nooit op verdachte links te klikken en je e-mailadres niet publiek te tonen op websites.

Meer informatie: Let's Encrypt

Gerelateerd: Email hosting uitgelegd: wat je moet weten

Gerelateerd: Zakelijke e-mail hosting vergelijken: de beste opties

Gerelateerd: Roundcube webmail: complete handleiding en veelvoorkomende problemen

Gerelateerd: Horde webmail: handleiding, agenda en veelgestelde vragen

Gerelateerd: Webmail foutmeldingen oplossen: complete gids

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om dit te implementeren?

De implementatietijd varieert per situatie. Voor eenvoudige configuraties is dit binnen een uur geregeld, complexere setups kunnen enkele uren tot een dag duren.

Wat zijn de kosten?

De kosten zijn afhankelijk van je hosting provider en pakket. Veel basisfuncties zijn gratis inbegrepen, voor geavanceerde functies kunnen extra kosten gelden.

Heb ik technische kennis nodig?

Voor de basis heb je weinig technische kennis nodig. De meeste hosting providers bieden uitgebreide documentatie en support om je te helpen.