Email meenemen naar je nieuwe hosting

Als je van hosting provider wisselt, is het meenemen van je email vaak het spannendste onderdeel. Email is cruciaal voor je bedrijf – verlies van berichten kan serieuze gevolgen hebben voor klantrelaties en bedrijfsvoering. In deze uitgebreide gids leer je stap voor stap hoe je je email veilig migreert zonder berichten te verliezen.

Waarom email migratie zo belangrijk is

Je zakelijke email is vaak het belangrijkste communicatiekanaal met klanten, leveranciers en partners. Bij een hosting verhuizing wil je absoluut:

• Geen berichten verliezen – zowel oude archieven als nieuwe binnenkomende emails moeten behouden blijven
• Minimale downtime – email moet blijven werken tijdens de overstap, geen gemiste orders of klachten
• Alle mappen behouden – inbox, verzonden items, concepten, en zorgvuldig aangemaakte mappenstructuren
• Contacten en agenda's meenemen – als je deze in je mailclient of webmail beheert
• Professionele uitstraling behouden – geen bounced emails of foutmeldingen naar klanten

De risico's van slechte email migratie

Wat kan er misgaan als je niet zorgvuldig migreert?

• Verloren emails tijdens de overgangsfase (klanten krijgen bounces)
• Dubbele emails of gemiste berichten door foute MX-configuratie
• Spam problemen als SPF/DKIM niet correct is ingesteld
• Verloren archieven van jaren zakelijke correspondentie
• Boze klanten die geen antwoord krijgen op dringende vragen

Email hosting opties begrijpen

Optie 1: Email bij hosting provider

De meeste webhosting pakketten bevatten email hosting. Voordelen:

• Alles bij één partij
• Vaak gratis inbegrepen
• Eenvoudig beheer

Nadelen:

• Beperkte opslagruimte per mailbox (vaak 1-5 GB)
• Minder geavanceerde spam filtering
• Minder features dan dedicated email

Optie 2: Externe email service

Je kunt je email ook scheiden van je hosting:

Google Workspace (voorheen G Suite)

• €5,75/gebruiker/maand
• 30 GB opslag per gebruiker
• Uitstekende spam filtering
• Google Meet, Drive, Docs inbegrepen

Microsoft 365

• €5,10/gebruiker/maand (Basic)
• 50 GB mailbox
• Outlook desktop app inbegrepen
• Teams, OneDrive, Office apps

Zoho Mail

• Gratis voor 5 gebruikers
• Betaalde plannen vanaf €1/gebruiker/maand
• Goede prijs-kwaliteit verhouding

Optie 3: Dedicated email hosting

Providers zoals Proton Mail of Fastmail bieden:

• Maximale privacy en encryptie
• Onafhankelijk van je webhosting
• Premium features

IMAP vs POP3: welke protocol gebruik je?

Voordat je migreert, is het belangrijk te begrijpen welk protocol je gebruikt.

IMAP (Internet Message Access Protocol)

Bij IMAP blijven berichten op de mailserver staan en je mailclient synchroniseert hiermee.

Voordelen voor migratie:

• Alle mappen en mappenstructuur blijven bewaard
• Email is te benaderen vanaf meerdere apparaten tegelijk
• Backup omvat je complete emailomgeving
• Verwijderde items vaak nog te herstellen
• Standaard voor moderne email

Hoe herken je IMAP?

• Je ziet dezelfde emails op telefoon, laptop en webmail
• Verwijderen op één apparaat = weg op alle apparaten
• Mappenstructuur is overal hetzelfde

POP3 (Post Office Protocol)

POP3 downloadt emails naar je lokale computer en verwijdert ze vaak van de server.

Nadelen voor migratie:

• Alleen inbox wordt gesynchroniseerd (geen submappen)
• Email zit verspreid over meerdere apparaten
• Geen centrale backup mogelijk
• Lastig te migreren naar nieuwe server

Hoe herken je POP3?

• Emails staan alleen op één computer
• Andere apparaten zien andere emails
• Geen synchronisatie tussen devices

Belangrijk advies: Stap over naar IMAP als je nog POP3 gebruikt. Dit maakt toekomstige migraties veel eenvoudiger.

Stap 1: Complete email backup maken

Voordat je iets wijzigt, maak je een complete backup van al je emails.

Methode 1: Thunderbird (gratis, aanbevolen)

Mozilla Thunderbird is een gratis emailclient die perfect is voor backups:

1. Download en installeer Thunderbird van thunderbird.net
2. Voeg je emailaccount toe via IMAP:
   • Server: mail.jouwprovider.nl
   • Poort: 993 (SSL) of 143 (STARTTLS)
   • Gebruikersnaam: je volledige emailadres
3. Wacht tot alle email is gesynchroniseerd
   • Dit kan uren duren bij grote mailboxen
   • Controleer dat alle mappen zijn gedownload
4. Maak een backup van het Thunderbird profiel
   • Windows: %APPDATA%\Thunderbird\Profiles
   • Mac: ~/Library/Thunderbird/Profiles
   • Linux: ~/.thunderbird

Methode 2: Outlook PST export

Als je Microsoft Outlook gebruikt:

1. Open Outlook
2. Ga naar Bestand → Opties → Geavanceerd → Exporteren
3. Kies "Exporteren naar bestand" → Outlook-gegevensbestand (.pst)
4. Selecteer je account inclusief alle submappen
5. Kies een locatie en wachtwoord voor het PST bestand
6. Wacht tot export voltooid is (kan lang duren)

Methode 3: Webmail export

Sommige providers bieden export via webmail:

• cPanel webmail: Mail → Export
• DirectAdmin: Vaak geen directe export
• Plesk: Mail → Download

Methode 4: IMAP backup tools

Gespecialiseerde tools voor grote mailboxen:

• imapsync (Linux, command line)
• MailStore Home (Windows, gratis voor thuis)
• Aid4Mail (commercieel, krachtig)

Stap 2: Mailboxen aanmaken bij nieuwe hosting

Bij je nieuwe hosting provider moet je eerst de emailaccounts aanmaken:

In cPanel

1. Log in op cPanel
2. Ga naar Email Accounts
3. Klik Create of + Email Account
4. Vul in:
   • Email: het deel voor @
   • Wachtwoord: sterk wachtwoord
   • Opslagruimte: onbeperkt of specifiek (bijv. 5 GB)
5. Herhaal voor elk emailadres

In DirectAdmin

1. Log in op DirectAdmin
2. Ga naar E-Mail Accounts
3. Klik Create Mail Account
4. Configureer gebruikersnaam en wachtwoord

Noteer de serverinstellingen

Vraag bij je nieuwe provider of zoek in hun documentatie:

Inkomende mail (IMAP):

• Server: mail.nieuweprovider.nl of imap.nieuweprovider.nl
• Poort: 993 (SSL) of 143 (STARTTLS)
• Beveiliging: SSL/TLS

Uitgaande mail (SMTP):

• Server: mail.nieuweprovider.nl of smtp.nieuweprovider.nl
• Poort: 465 (SSL) of 587 (STARTTLS)
• Authenticatie: vereist

Stap 3: Email importeren naar nieuwe server

Nu ga je je emails overzetten naar de nieuwe mailboxen.

Methode 1: IMAP naar IMAP sync met Thunderbird

Dit is de betrouwbaarste methode:

1. Voeg beide accounts toe in Thunderbird:

   • Account 1: oude server (IMAP)
   • Account 2: nieuwe server (IMAP)

2. Selecteer emails om te verplaatsen:

   • Open een map in je oude account
   • Selecteer alle emails (Ctrl+A)

3. Kopieer naar nieuwe account:

   • Rechtsklik → Kopiëren naar → Nieuwe account → Juiste map
   • OF sleep de emails naar de nieuwe map

4. Wacht op synchronisatie:

   • Thunderbird uploadt nu naar de nieuwe server
   • Dit kan lang duren bij grote hoeveelheden
   • Herhaal voor elke map

5. Controleer het resultaat:

   • Log in op webmail van nieuwe provider
   • Controleer of alle emails er zijn

Methode 2: imapsync (voor grote mailboxen)

Voor IT-professionals of grote migraties:

imapsync \
  --host1 mail.oudeprovider.nl --user1 info@jouwdomein.nl --password1 "oudwachtwoord" \
  --host2 mail.nieuweprovider.nl --user2 info@jouwdomein.nl --password2 "nieuwwachtwoord" \
  --ssl1 --ssl2

Methode 3: Outlook PST import

Als je een PST backup hebt:

1. Configureer je nieuwe emailaccount in Outlook
2. Ga naar Bestand → Openen en exporteren → Importeren/Exporteren
3. Kies "Importeren uit een ander programma of bestand"
4. Selecteer "Outlook-gegevensbestand (.pst)"
5. Kies je backup PST bestand
6. Selecteer de map(pen) om te importeren
7. Kies om te importeren naar je nieuwe account

Stap 4: DNS en MX records configureren

MX records bepalen welke mailserver email ontvangt voor jouw domein. Dit is de cruciale stap.

Waar beheer je DNS?

Je DNS wordt beheerd bij één van deze partijen:

• Je hosting provider (als nameservers daar staan)
• Je domeinregistrar (TransIP, Versio, Antagonist)
• Externe DNS service (Cloudflare, Route53)

MX records uitgelegd

Een MX record ziet er zo uit:

Type: MX
Naam: @ (of leeg)
Prioriteit: 10
Waarde: mail.nieuweprovider.nl

Lagere prioriteit = hogere voorkeur (10 wordt voor 20 geprobeerd).

MX records wijzigen - stappenplan

1. Vraag de nieuwe MX record waarden bij je provider

   • Vaak: mail.provider.nl of mx1.provider.nl / mx2.provider.nl

2. Log in bij je DNS beheerder

3. Noteer de huidige MX records (voor het geval je moet terugdraaien)

4. Verwijder oude MX records (of pas ze aan)

5. Voeg nieuwe MX records toe:

   • Bij één mailserver: prioriteit 10
   • Bij twee mailservers: prioriteit 10 en 20

6. Wacht op DNS propagatie

   • Meestal 1-4 uur
   • Kan tot 48 uur duren
   • Check met: mxtoolbox.com/SuperTool

SPF, DKIM en DMARC instellen

Voor goede email deliverability moet je deze records ook configureren:

SPF record (voorkomt spoofing):

Type: TXT
Naam: @
Waarde: v=spf1 include:_spf.nieuweprovider.nl ~all

DKIM (email authenticatie):

• Vaak automatisch geconfigureerd door provider
• Vraag de DKIM public key bij je provider

DMARC (policy voor gefaalde checks):

Type: TXT
Naam: _dmarc
Waarde: v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:dmarc@jouwdomein.nl

Stap 5: Parallelle configuratie strategie

De beste strategie is om beide servers tijdelijk actief te houden:

Week 1: Voorbereiding

• Complete backup maken
• Nieuwe mailboxen aanmaken
• Emails importeren naar nieuwe server
• Test inloggen op nieuwe server

Week 2: Overschakeling

• MX records wijzigen naar nieuwe server
• Check dagelijks beide servers (voor gemiste emails)
• Forward nog binnenkomende mail van oude server

Week 3-4: Monitoring

• Monitor voor problemen
• Check spam folders
• Los deliverability issues op

Na 1 maand: Afsluiting

• Laatste check oude server
• Export eventuele gemiste emails
• Oude emailaccount opzeggen
• Documenteer de nieuwe setup

Veelvoorkomende problemen en oplossingen

Probleem: Kan niet inloggen op nieuwe server

Mogelijke oorzaken:

• Verkeerde servername (mail. vs imap. vs webmail.)
• Verkeerde poort (993 vs 143)
• Gebruikersnaam moet volledig emailadres zijn
• Wachtwoord is hoofdlettergevoelig

Oplossing:

• Test eerst via webmail van de provider
• Check exact de serverinstellingen in documentatie
• Reset wachtwoord via hosting panel

Probleem: Emails synchroniseren niet

Mogelijke oorzaken:

• POP3 in plaats van IMAP geconfigureerd
• Niet alle mappen zijn aangevinkt voor sync
• Firewall blokkeert verbinding

Oplossing:

• Controleer protocol is IMAP (niet POP3)
• Check in Thunderbird: Rechtsklik account → Inschrijven → Selecteer alle mappen
• Test met mobiele data (bypass firewall)

Probleem: Emails komen nog op oude server

Mogelijke oorzaken:

• MX records nog niet gewijzigd
• DNS propagatie nog bezig
• Cache bij verzender

Oplossing:

• Check MX records met mxtoolbox.com
• Wacht langer (tot 48 uur)
• Vraag verzender te wachten en opnieuw te sturen

Probleem: Emails belanden in spam

Mogelijke oorzaken:

• SPF record ontbreekt of is fout
• DKIM niet geconfigureerd
• IP adres van nieuwe server heeft slechte reputatie
• DMARC policy te streng

Oplossing:

• Configureer SPF en DKIM correct
• Vraag provider om IP reputatie check
• Stuur test emails naar mail-tester.com

Probleem: Kan geen email versturen

Mogelijke oorzaken:

• SMTP authenticatie niet ingeschakeld
• Verkeerde SMTP poort
• ISP blokkeert poort 25

Oplossing:

• Controleer SMTP vereist authenticatie
• Gebruik poort 587 of 465 (niet 25)
• Controleer uitgaande server instellingen

Email client configuratie

Outlook configureren

1. Ga naar Bestand → Account toevoegen
2. Vul je emailadres in
3. Kies Handmatig configureren
4. Selecteer IMAP
5. Vul servergegevens in:
   • Inkomend: mail.provider.nl, poort 993, SSL
   • Uitgaand: mail.provider.nl, poort 465, SSL
6. Test de configuratie

Apple Mail configureren

1. Open Mail → Voorkeuren → Accounts
2. Klik + om account toe te voegen
3. Kies Andere Mail-account
4. Vul naam, email en wachtwoord in
5. Vul IMAP en SMTP servergegevens in

Gmail app (Android/iOS) configureren

1. Open Gmail → Instellingen → Account toevoegen
2. Kies Overig
3. Vul emailadres en wachtwoord in
4. Kies Persoonlijk (IMAP)
5. Vul servergegevens in

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt email migratie?

Plan minimaal 1-2 weken voor een veilige migratie:

• Backup maken: 1-4 uur (afhankelijk van mailbox grootte)
• Mailboxen aanmaken: 30 minuten
• Email importeren: 2-8 uur (of langer voor grote mailboxen)
• DNS propagatie: 1-48 uur
• Monitoring periode: 2-4 weken

Kan ik migreren zonder downtime?

Ja, door deze strategie te volgen:

1. Nieuwe mailboxen aanmaken voordat je iets wijzigt
2. Emails kopiëren (niet verplaatsen) naar nieuwe server
3. Beide servers parallel laten draaien tijdens DNS propagatie
4. Oude server pas opzeggen na bevestiging dat alles werkt

Moet ik mijn emailclient opnieuw instellen?

Niet altijd. Als je dezelfde domeinnaam gebruikt en de servernames zijn generic (mail.jouwdomein.nl), hoef je vaak niets te wijzigen.

Wel opnieuw instellen als:

• Servernaam verandert (bijv. mail.oudeprovider.nl → mail.nieuweprovider.nl)
• Je overschakelt naar externe email (Google Workspace, Microsoft 365)
• Je wachtwoord is gewijzigd

Wat als ik emails kwijtraak?

• Check eerst de spam/ongewenste map
• Controleer of alle mappen gesynchroniseerd zijn
• Kijk in je lokale backup (PST of Thunderbird profiel)
• Neem contact op met oude provider – vaak bewaren ze data nog even

Kan ik mijn email bij de oude provider laten?

Ja, dit is zelfs een slimme optie:

• Wijzig alleen het A-record voor je website (niet de MX records)
• Email blijft bij oude provider functioneren
• Scheidt website en email hosting

Dit is vooral handig als:

• Je tevreden bent met de email service
• Migratie te complex is
• Je wilt overstappen naar externe email (later)

Migratie naar externe email providers

Migreren naar Google Workspace

1. Koop Google Workspace licenties
2. Verifieer je domein
3. Maak gebruikers aan
4. Gebruik Google's Data Migration Service om emails te importeren
5. Wijzig MX records naar Google

Migreren naar Microsoft 365

1. Koop Microsoft 365 licenties
2. Voeg je domein toe aan Microsoft 365
3. Maak gebruikers aan
4. Gebruik Microsoft's migratie wizard of IMAP import
5. Wijzig MX records naar Microsoft

Conclusie

Email migratie hoeft niet stressvol te zijn als je systematisch te werk gaat:

1. Backup eerst – maak altijd een complete backup
2. Test uitgebreid – configureer en test voordat je DNS wijzigt
3. Parallel draaien – houd beide servers actief tijdens transitie
4. Monitor daarna – blijf 2-4 weken extra alert op problemen

Heb je hulp nodig bij andere aspecten van je hosting migratie? Bekijk onze:

• Complete gids over website verhuizen
• WordPress migratie guide
• Overzicht van migratiekosten
• Exit guides per provider